Règlement

La location de la salle polyvalente est exclusivement réservée aux habitants d’Épiais-lès-Louvres.

Le suivi de la gestion des salles est assuré par la mairie d’Épiais-lès-Louvres, 8 rue du Manoir, 95380 ÉPIAIS-LÈS-LOUVRES.

Les salles sont mises à disposition pour les manifestations suivantes :

  • mariages, noces d’or… ;
  • Baptêmes, communions ;
  • Fiançailles ;
  • Anniversaires ;
  • Repas de famille ;
  • Exceptionnellement, réunions pour les entreprises de la commune.

Salle « La Grange » + vidéoprojecteur
Salle « Maison communale »

Les deux salles sont séparées par une porte. Elles peuvent être louées ensembles ou séparément.

Salle « La grange » 102 m²

Elle comprend : (Peut être louée avec un vidéoprojecteur)

  • La salle principale de 85 m² avec vestiaire :
  • Une cuisine de 9 m²
    • Réfrigérateur
    • Évier
    • Four micro onde
    • Four
    • Lave-vaisselle
    • Vaisselle à votre disposition
  • Des sanitaires 8 m²
    • 2 WC
  • Un local extérieur
    • Chaises
    • Tables (rectangulaires et rondes)
  • Une cour extérieure

Cette salle peut accueillir 60 personnes maximum

Salle « maison communale »

Elle comprend :

  • La salle principale de 40 m² avec kitchenette et bar :
    • Réfrigérateur
    • Évier
    • Micro-ondes
    • Plaque chauffante
    • Lave-vaisselle
    • Tables
    • Chaises
  • Des sanitaires de 5 m²
    • Un WC
  • Une mezzanine de 32 m² :
    • Tables
    • Chaises

Cette salle peut accueillir 30 personnes maximum

L’entretien des salles sera assuré par l’utilisateur ; tout le matériel nécessaire est à sa disposition dans les cuisines.

L’utilisateur devra aussi :

  • Remettre le mobilier dans sa disposition initiale.
  • Balayer et laver les salles afin que rien ne reste à terre (papiers, etc.).
  • Sortir ses sacs poubelle dans les containers prévus à cet effet.
  • Mettre à disposition des fumeurs des cendriers à l’extérieur.

L’utilisation de la salle fait l’objet d’une convention entre la commune et l’organisateur de la manifestation. Cette convention sera signée lors de la réservation définitive.

Les horaires et mise à disposition des salles sont précisés dans la convention.

Les salles, bien qu’isolées, sont situées dans une zone habitée. Afin d’éviter tout désagrément aux riverains, l’utilisateur s’engage à ce que tous les participants quittent la salle le plus silencieusement possible. L’usage des avertisseurs sonores des véhicules est prohibé (tant à l’arrivée qu’au départ).

Les fenêtres, linçoirs et autres doivent rester fermés. Une climatisation a été installée afin d’éviter la chaleur dans la salle « La Grange ».

Il veillera également à ce que les règles du stationnement soient respectées :

  • Aucun stationnement dans la cour de « La Grange ».
  • La cour pourra être utilisée seulement jusqu’à 21h00.
  • Accès autorisé uniquement pour décharger du matériel et autres pour l’installation de la manifestation.

Les réservations doivent être retenues en Mairie.

Une attestation d’assurance sera demandée avec les dates de la location ainsi que l’adresse de la salle louée

La Mairie est prioritaire sur les dates.

Seuls les habitants de la commune d’Épiais-lès-Louvres sont autorisés à réserver les salles.

Par délibération du 30 septembre 2010, il a été convenu que les locations étaient pour un week-end et les tarifs des salles ont été répartis de la façon suivante :

Salle « La Grange »

  • Location : 150.00 €
  • Caution : 500.00 €
  • La location du vidéoprojecteur :
    • Location : 40.00 €
    • Caution : 300.00 €

Salle « Maison communale »

  • Location : 50.00 €
  • Caution : 200.00 €

Salles « La Grange et la Maison communale »

  • Location : 180.00 €
  • Caution : 600.00 €

Salles « La Grange », la « Salle communale » et le vidéoprojecteur

  • Location : 200.00 €
  • Caution : 1000.00 €

Le versement de l’intégralité de la somme sera effectué au plus tard quinze jours avant la mise à disposition des salles.

Pour chaque mise à disposition, un chèque de caution garantie est à remettre au moment de la signature de la convention. Il sera rendu si aucune dégradation n’a été constatée à l’issue de la manifestation. Dans le cas contraire, il servira en tout ou partie à la remise en état si nécessaire. Un dédommagement supplémentaire serait en outre réclamé si le chèque de caution ne permettait pas de régler toute la remise en état.

  • Un état des lieux sera établi avec le responsable de la manifestation avant et après l’utilisation.
  • Les salles et le matériel devront être rendus dans l’état où ils ont été livrés.
  • La vaisselle cassée ou égarée devra être remboursée.

La commune décline toute responsabilité en cas de vol ou détérioration d’objets ou matériels appartenant à des particuliers qui se trouvent dans l’enceinte de la salle ou à l’extérieur.

L’utilisateur de la mise à disposition fera son affaire de la garantie de ces risques, sans recours contre la ville.

Pour chaque manifestation, le locataire devra prévoir la sécurité et le service d’ordre à l’intérieur des locaux et à leurs abords.

L’entrée des animaux est strictement interdite dans les salles ainsi que dans la cour.

Interdiction de fumée dans la salle.

L’utilisation de matériel diffusant de la musique amplifiée aux abords des salles est interdite.

L’utilisation de pétards, fumigènes et éléments de feux d’artifice est formellement interdite tant dans les salles qu’aux abords.

L’utilisation de punaises, clous, agrafes est interdite sur les murs, portes ou autres ; seuls sont toléré pâte à fixe ou ruban repositionnable.

Si l’utilisateur, signataire de la convention, est amené à annuler une manifestation prévue, il devra dès que possible en prévenir par courrier la mairie, et au moins un mois à l’avance s’il veut être remboursé.

Désistement notifié 1 mois avant : remboursement intégral.

Désistement notifié 15 jours avant : remboursement des 2/3 de la somme.

Désistement notifié la veille : aucun remboursement (sauf cas exceptionnel).

Il est formellement interdit à l’utilisateur de la convention de céder la salle à une autre personne.

En cas de constatation de tels faits, le dépôt de garantie ne sera pas rendu et le locataire ne pourra plus redemander la location de la salle « La Grange » ou la salle « Maison communale ».

L’utilisateur s’engage à respecter et à faire respecter le présent règlement et les modalités contenues dans l’acte d’engagement.

Consultez le contrat d’engagement de location de la salle polyvalente